Standaardisatie projectmatig werken bij Pieter van Foreest

Uitdaging

Pieter van Foreest stond voor verschillende uitdagingen in hun projectmatige aanpak:

• Er was sprake van ongeorganiseerd projectmatig werken, wat resulteerde in projecten die regelmatig meer tijd en geld vereisten dan oorspronkelijk gepland. 
• Het ontbrak hen aan een eenduidige werkwijze binnen de organisatie. Het ontbreken van uniformiteit tussen de vele afdelingen leidde tot verwarring en inefficiëntie in de uitvoering van projecten.
• De druk om projecten binnen strakke deadlines en budgetten af te ronden zorgde voor extra kosten en tijdsoverschrijdingen. Deze druk legde een negatieve invloed op de betrokkenheid van medewerkers, aangezien zij vaak geconfronteerd werden met uitdagende omstandigheden en de noodzaak om snel resultaten te behalen.
• Een gebrek aan juiste begeleiding en de gevolgen van vertragingen ervoor dat medewerkers gedemotiveerd raakten. Dit gebrek aan ondersteuning en begeleiding maakte het moeilijk om de gewenste resultaten te behalen en verminderde de bereidheid van medewerkers om projecten voort te zetten.

Aanpak

Prowareness werd ingeschakeld om te helpen bij het verbeteren van het projectmatig werken bij Pieter van Foreest. De aanpak omvatte verschillende stappen:

Inventarisatie

We hebben meerdere sessies gehouden om de exacte uitdagingen en behoeften van de organisatie en bijbehorende afdelingen te identificeren.

Stakeholdermanagement

We hebben alle belangrijke stakeholders betrokken aan zowel de IT- als de businesskant. Daarnaast hebben we toestemming gevraagd aan de Raad van Bestuur om de benodigde veranderingen door te voeren. 

Interne training

We hebben gekozen voor een aanpak waarbij we interne medewerkers hebben opgeleid om training te kunnen geven met als doel om kennisniveau binnen de organisatie te verhogen.

Bedrijfsbrede klankbordgroep

We hebben een klankbordgroep bestaande uit vertegenwoordigers van verschillende afdelingen opgezet. Deze groep hebben we nauw betrokken bij de veranderingen. Dit droeg bij aan het creëren van draagvlak en leverde waardevolle input op vanuit verschillende perspectieven.

Resultaat

De samenwerking tussen Prowareness en Pieter van Foreest heeft positieve resultaten opgeleverd:

• Gestandaardiseerde aanpak

We hebben een gezamenlijke aanpak voor alle afdelingen ontwikkeld en geïmplementeerd, met betrokkenheid van de klankbordgroep. Dit heeft gezorgd voor draagvlak en acceptatie van de nieuwe werkwijze.

• Verhoogde betrokkenheid

Doordat we de medewerkers hebben opgeleid en hen nauw betrokken hielden bij het veranderproces, nam de betrokkenheid en motivatie toe.

• Opzetten van een Project Management Office (PMO)

We hebben hen geadviseerd om een PMO op te zetten dat de resultaten en het gebruik van de gestandaardiseerde aanpak zal monitoren. Dit wordt gezien als een mogelijke vervolgstap om de verbeteringen voort te zetten.