Waarom PI Planning met het volledige team onmisbaar is

Een PI-planning voor het hele team

Inmiddels werk ik meer dan een jaar als Scrum Master consultant bij a.s.r. en begeleid ik mijn vijfde team op de D&IT-afdeling, een afdeling die zich richt op digitalisering. Omdat deze afdeling met SAFe werkt, hebben we elk kwartaal een PI-planning. Wat ik al snel merkte, is dat deze sessies vaak een feestje zijn voor de Product Owner en de Scrum Masters. Maar de inhoudelijke kennis zit juist bij de Developers – wat een gemiste kans! Dus, hoe kun je een PI-planning opzetten waar het hele team actief aan bijdraagt?

Stap 1: Voorbereiding en Planning Overzicht

Als Scrum Master zorg ik eerst voor een overzicht van de sprints door een tijdlijn uit te tekenen en de geplande features groot op Post-its te schrijven. Op die manier hebben we direct een helder beeld voor ons. Uit ervaring weet ik dat een creatieve ruimte essentieel is voor deze dag; een plek waar het team van 10:00 tot 17:00 uur kan brainstormen en plannen maken.

Stap 2: Het Eigen Maken van de Denk- en Werkwijze

De eerste stap is het team vertrouwd maken met het opsplitsen van werk in behapbare stukken. Hiervoor gebruik ik de Story Mapping Game (zie: link naar Story Mapping Game). Als we begrijpen hoe we de fictieve feature “Belangrijke meeting om 9 uur op kantoor” opbreken, is het tijd om onze eigen features in kaart te brengen. Het team krijgt vijf minuten om de features over de sprints te verdelen en vervolgens belangrijke deadlines en vakanties toe te voegen. Dit is een eerste opzet; we gaan het later nog verder aanscherpen.

Stap 3: De Features in Grotere Stappen Verdelen

Na een korte pauze gaan we aan de slag met het uitwerken van de features. We werken in kleine groepjes, waarbij het team per feature nadenkt over de nodige stappen, verantwoordelijkheden en eventuele afhankelijkheden met andere teams. Het doel is om niet alleen te weten wat we doen, maar ook wie het doet en wanneer het haalbaar is.

Stap 4: Afstemming en Confidence Vote

Voor de lunch check ik in bij het team: “Hoe vinden jullie dit proces tot nu toe?” De reacties zijn positief: de features op het scherm komen nu echt tot leven! Sommige teamleden maken zich zorgen over de hoeveelheid werk in de eerste sprint. Na de lunch stel ik hen dan ook de volgende uitdaging: “Aan het einde van de dag wil ik voor elke sprint een unanieme confidence vote van minimaal een 4 zien.” Dit helpt het team om kritisch te blijven op wat echt haalbaar is en om nu al aan te geven wat te veel gevraagd is. Liever nu bijsturen dan later in de PI-planning moeten afschalen en stakeholders teleurstellen.

Vervolgens lopen we samen door elke sprint en stellen we steeds dezelfde vragen: Is het werk goed verdeeld? Is de capaciteit beschikbaar? Kunnen we deze sprint met een 4 beoordelen? Het eindresultaat: een haalbare planning, afgestemd op onze capaciteit en met een stevige dosis vertrouwen. Een aantal features hebben we geschrapt, en dat is oké – beter nu, dan straks.

Ik kijk met vertrouwen uit naar het komende kwartaal. Samen staan we sterker en gaan we voor geweldige resultaten!