De juiste golf
Om de switch te maken van Project Portfoliomanagement naar Agile Portfolio-management gaat het om de juiste golf te pakken, het juiste moment af te wachten en daarmee aan de slag te gaan. Kansen zien om in ieder geval veel vaker (bij) te sturen en de Agile teams goed aan te laten sluiten bij de strategie. De besturing wordt langzamerhand meer Agile. Daarvoor zijn bij NS de volgende stappen ondernomen:
- Waardecreatie staat centraal – er wordt meer geprioriteerd op basis van waarde
- Sturing van lijn (afdelingen) naar proces brengen – er zijn waardestromen gedefinieerd en daarop vindt nu de sturing plaats
- Visie per waardestroom (afgeleid van de strategie) – er is een visie per waardestroom en er zijn roadmaps met grote initiatieven (epics) per waardestroom
- Gedragen strategie cascaderen en periodiek (elk kwartaal) volgen – door gebruik te maken van OGSM (Objectives, Goals, Strategies and Measures) wordt de strategie met de strategische doelstellingen vertaald naar KPI’s om deze te volgen. Voor meer informatie over OGSM verwijs ik naar: Wat is OGSM?
- Eenduidig meten van performance – de KPI-boom wordt gekoppeld aan processen en eigenaren.
De portfolioboards komen maandelijks bij elkaar en de (bij)sturing vindt steeds meer plaats per kwartaal. Ook daar waar nog meer Project Portfoliomanagement plaatsvindt, start men in 2021 met bijsturing per kwartaal.
Eenduidige taal
De rol van het bestuur en directie is erg van belang. Zij moeten Agile Portfoliomanagement omarmen. De uitdaging daarbij is dat je als portfoliomanager dezelfde taal moet spreken als de bestuurder; dus spreken in termen van strategische waarde. Sowieso is een eenduidige taal belangrijk: spreek met elkaar af wat de indicatoren zijn die de waarde bepalen. Ook een eenduidige taal met betrekking tot risico’s – het managen van de risk-appetite – is belangrijk. Welke risicogebieden onderkennen we en welk risico’s lopen we als we een verandering niet doen of uitstellen? Wat is dan het effect? Bij waarde- en risicogebieden kan je denken aan: Veiligheid, Compliance, Reputatie, Operatie e.d.
Context afhankelijk
Wat ik zie bij verschillende organisaties is dat zij eigen keuzes maken in de snelheid en manier waarop Agile Portfoliomanagement ingevoerd wordt. Dat is organisatie- en contextafhankelijk. Kort cyclisch het portfoliomanagement steeds verder verbeteren en meer agile aspecten aanbrengen, werkt vaak het beste. Trekken, duwen en sleuren helpen niet, wel alert zijn en meebewegen:
Ga daarbij mee op de golven van de organisatie en zorg voor draagvlak op het hoogste niveau!
