Onze professionals gaan verder dan alleen uitvoeren. We zijn een waardevol onderdeel van jouw team en gaan voor het doorvoeren van verbeteringen vanuit elke Agile rol. Dus: welke inzet zoek jij?
Bekijk al onze professionals Bekijk al onze professionalsStructuur en overzicht in het team, aangevuld met praktische coaching.
Maximale waarde voor het product en stakeholders betrekken waar nodig.
Meerdere teams tegelijk coachen om zo snel en effectief mogelijk (samen) te werken.
Advies én begeleiding in een verandering van werken voor teams en afdelingen.
Er zijn ontzettend veel thema's en werkvormen. Wij kennen ze allemaal en gebruiken alleen die onderdelen die nodig zijn om jouw teams en afdelingen te helpen om sneller en effectiever te werken. Vanuit welke expertise wil jij starten?
Bekijk overzicht expertises Bekijk overzicht expertisesOntwikkel producten steeds in korte perioden en creëer zo maximale waarde.
Als Agile leider creëer je een omgeving waarin jouw teams kunnen groeien.
Leid productontwikkeling en innovatie, met de focus op klantbehoeften.
Kies uit een breed aanbod bij de Agile opleider van Nederland
Leer flexibel en efficiënt hardwareproducten ontwikkelen en optimaliseren.
Succesvolle Agile aanpak en werkvormen voor overheidsorganisaties
“Meer dan 80% van de Agile teams werkt volgens een voorgeschreven framework” (State of Agility report). Soms wordt de toepassing van een framework gezien als een recept om wendbaar te worden. Het aanpassen van een bestaande organisatie wordt in die gevallen revolutionair (lees: “we gaan het helemaal anders doen”) aangepakt. Dit terwijl in de natuur vaak de evolutionaire verandering, veranderen vanuit continue verbeteren, beter werkt. Kanban is een methode die werkt vanuit het evolutionaire principe.
Want die kan je handvaten bieden om een manier van werken te vinden, die goed aansluit bij jouw dienstverlening. Kanban heeft als doel organisaties meer “fit for purpose” (wendbaarder) te maken.
Dit artikel begint met een korte fictieve situatieschets, waarna de voor ons typische Kanban “triggers” kort benoemd worden met een toelichting waarom je uitgerekend dan Kanban zou willen overwegen. Daarmee is dit artikel vooral geschikt voor teams, Agile coaches & consultants en afdelingsmanagers.
Stel, je werkt in een vast team op een afdeling van een organisatie, bijvoorbeeld marketing. Jullie zijn met elkaar enorm druk met het opzetten van campagnes op verschillende kanalen. Waarbij je ook nog eens te maken hebt met interne- en externe opdrachtgevers en leveranciers (Afhankelijkheden). Ondertussen moet natuurlijk de huisstijl op alle kanalen up to date zijn. Ook snel in kunnen spelen op actuele veranderingen is aan de orde van de dag. Ondertussen wil de afdeling HR jullie hulp bij het organiseren van een event om nieuwe kandidaten binnen te halen, want de orderportefeuille loopt over (wachtende klanten & gemiste deadlines). En dan komt er iemand op het lumineuze idee om “Agile” te gaan werken. Immers, die wendbaarheid gaat jullie helpen om sneller in te spelen op verandering in de vraag. Alleen denken jij en je collega’s “Hoe dan? We lopen nu al over van het werk!” (geen tijd voor verandering). Met andere woorden, er is geen tijd om cursussen te gaan volgen, werkprocessen aan te passen, nieuwe rollen te definiëren en implementeren… Hoe kun je dan toch je wendbaarheid vergroten?
Uit de situatieschets zijn ten minste drie indicatoren te halen die een trigger kunnen zijn om Kanban te overwegen, dat zijn:
Dit artikel toont je hoe je met behulp van Kanban deze drie indicatoren zou kunnen tackelen. We doen dit beknopt en beperkt middels twee van de zes Kanban practices; “visualiseer” en “manage flow”.
Kanban kijkt naar teams en organisaties als een “systeem” waarin waarde gecreëerd wordt door kennis te vergaren. Deze kennis stelt het systeem in staat om waarde (een product of dienst) voor de klant te realiseren. Met de klant bedoelen we in deze context de consument. In veel organisaties is een dergelijk systeem vaak behoorlijk complex en lastig om in woorden uit te leggen. Daarom speelt visualisatie bij Kanban een fundamentele rol en is het de eerste “Practice” van de methode. Dus het is helemaal prima om met je eigen werk, of dat van je team te beginnen (afbeelding 1). Vaak begin je dan met een simpel bord zoals hieronder weergegeven.
Dit bord kenmerkt zich door de drie stadia, klaar om op te pakken, onder handen, klaar. Dat is voor een eerste start genoeg om mee te beginnen. Als in dat eerste bord naar voren komt dat er een opeenhoping is van werkitems, dan kun je daar beginnen met de flow te verbeteren. Belangrijk is wel om helder te maken wanneer je aan werk begint (met de intentie om het af te maken). Dit wordt in onderstaand voorbeeld gevisualiseerd met een rode lijn. In Kanban noemen we dit het “commitment point”. Op het commitment point geven de uitvoerenden (het team) en de opdracht gevende partij (stakeholders of klanten) wederzijds commitment “Dit maken we af”.
Vanuit de fictieve casus zou het bord er ongeveer zo uitzien. Deze eerste stap brengt al veel inzicht. Het blijkt dat er wel aan heel veel items tegelijk wordt gewerkt, waarbij er soms wel, of soms niet inzichtelijk is dat er onderlinge afhankelijkheden bestaan tussen taken (1). Daarnaast zien we dat er nog een afhankelijkheid is op de input vanuit een stakeholder (HR,2) die invloed heeft op het verwerken van een andere taak.
Als eerste stap kun je de hoeveelheid werk op het bord meer in lijn brengen met wat je als team (of “systeem”) aan kunt. In Kanban noemen we dat “system capability”. Je gaat de “flow” van werkitems over je bord managen. Dit wil zeggen dat je de hoeveelheid onderhanden werk gaat beperken zodat er meer snelheid van leveren in je systeem ontstaat. Hierbij kan het zinvol zijn om meer stappen in je systeem te onderkennen. Als je dat gedaan hebt, dan kun je deze samen met de omliggende partijen waarmee je afhankelijkheden deelt onderkennen en toevoegen (hierover later meer).
Door de grotere keten te visualiseren (toevoegen van Stakeholders (bijv. HR) en leveranciers (eventlocatie), wordt zichtbaar hoe het werk door het “systeem” stroomt. Grote kans namelijk dat jouw team niet alle activiteiten uit de gehele keten direct uitvoert. Betrek je ketenpartners bij je planning, waarbij je met elkaar naar de visuele aanknopingspunten van elkaars proces kijkt. Zo creëer je gezamenlijk een beeld van je dienstverlening. Door op deze manier samen naar je dienstverlening te kijken, ontdek je met elkaar mogelijkheden om de dienstverlening te verbeteren voor de klant (in tegenstelling tot (sub-) optimalisatie op afdeling of teamniveau.
Deze keten benadering wordt binnen Kanban “Systems Thinking” genoemd. Erzijn al veel hulpmiddelen omtrent het verbeteren van ketens, Kanban moedigt het gebruik hiervan ook aan. Binnen de Kanban community gebruiken we in het bijzonder de “Theory Of Constraints” uit Goldratt, E. M. (2017). Het doel / druk 34. Spectrum. Deze theorie ondersteunt het evolutionaire denken, doordat je elke keer weer richt op het verbeteren of versterken van de zwakste schakel, hierdoor maak je de keten automatisch, schakel voor schakel sterker. Daarmee verbeter je het hele systeem wat waarde creëert, dus niet alleen optimaliseren voor de IT afdeling of voor Sales, maar voor de klant!
Kanban helpt je in de constante zoektocht om de balans tussen vraag (klant) en aanbod (systeem capability). Dat is ook expliciet verwoord door de derde practice van Kanban, “Manage flow”. Hierbij zoek je actief een balans tussen wat de klanten van je dienstverlening vragen en wat je daadwerkelijk kunt leveren. Hierbij helpt de visualisatie ook weer om zichtbaar te maken en te meten wat je “systeem” aan kan. Een van de elementen die daarbij helpt is het expliciet maken van het Commitment point in de workflow.
Het Commitment point is het punt waarop twee kanten hun commitment geven aan het opleveren van een verzoek. Waarop jij als dienstverlener zegt, ja we hebben de juiste kennis/ bronnen beschikbaar om aan je verzoek te werken. En de klant of de gene aan wie je levert ook zegt: ja, ik kan het goed gebruiken en ik zal doen wat ik kan om te zorgen dat jij kunt leveren. Met de kennis van nu.
Uiteraard mogen er op het laatste moment veranderingen van inzicht worden doorgevoerd. Het is dan wel belangrijk om te beseffen welke impact dat heeft op levertijd, kosten etc. Bedenk dat de focus ligt op werk afmaken, in plaats van steeds nieuw werk opstarten. Dus is de verandering zo belangrijk dat deze nu doorgevoerd moet worden, of kan dit later ook als een separate aanpassing opgepakt worden? Dus: waar ligt jullie commitment point en in hoeverre is je klant daarvan bewust? Want eigenlijk spreek je ook uit als stakeholder dat je je committeert aan het geven van feedback, op het door het systeem opgeleverde werk. bij voorbeeld door het reviewen van campagne content.
Dat inzicht geeft Kanban je middels practice 1: visualiseren van het werk. Iedere handeling heeft impact op de flow van het werk. Dat maken we graag visueel. Blockers, afhankelijkheden, wachten op, herwerk etc. Alles zichtbaar. Voor een ieder die deelneemt aan de dienstverlening. Beperk je dus niet tot het visualiseren van het werk dat jij als persoon of team doet. Hoe ziet de workflow eruit vanaf het commitment point totdat de klant het heeft ontvangen en hoe ziet de workflow eruit voor het commitment point; de flow van werk waar ideeën samenkomen/ verfijnt worden en wel of niet uitgevoerd worden?
Wat ik gaaf vind, is de inclusiviteit van Kanban ten aanzien van andere methoden. Practice zes van de kanban methode, “Improve Collaboratively, Evolve Experimentally”, stimuleert je om op zoek te gaan verbetermogelijkheden binnen je systeem. Kanban laat je daarbij vrij om gebruik te maken van practices en tools van bijvoorbeeld Lean, Theory of Constraints en ook vanuit XP, Scrum en andere Agile Frameworks. Werkt het voor je, doe er dan meer van, werkt het niet, probeer dan wat anders. Kanban vraagt je wel om dit echt samen te doen (dus ook met medeweten of inzet van stakeholders of klanten). Je kunt dan samen een experiment formuleren, inclusief verwachte uitkomst (en maak die meetbaar) en looptijd van het experiment. Zo kun je samen met je klant, vanuit transparantie werken aan een betere “fit for purpose”.
Wanneer je dienstverlening past bij je klantvraag, ga je je kunt richten op de optimalisatie van de flow. Hierbij kun je dan weer handig gebruik maken van Lean of six sigma elementen. Je organisatie is dan op dat moment dus “Fit for Purpose”. Wanneer er dan een verandering plaatsvindt, intern/ extern, en deze verandering verstoort de flow, dan is dat snel zichtbaar op je bord en een mooi signaal om weer op zoek te gaan naar de juiste samenwerking.
Kanban helpt je in de constante zoektocht om de balans tussen vraag (klant) en aanbod (systeem capability). Dat is ook expliciet verwoord door de derde practice van Kanban, “Manage flow”. Hierbij zoek je actief een balans tussen wat de klanten van je dienstverlening vragen en wat je daadwerkelijk kunt leveren. Hierbij helpt de visualisatie ook weer om zichtbaar te maken en te meten wat je “systeem” aan kan. Een van de elementen die daarbij helpt is het expliciet maken van het Commitment point in de workflow.
Het Commitment point is het punt waarop twee kanten hun commitment geven aan het opleveren van een verzoek. Waarop jij als dienstverlener zegt, ja we hebben de juiste kennis/ bronnen beschikbaar om aan je verzoek te werken. En de klant of de gene aan wie je levert ook zegt: ja, ik kan het goed gebruiken en ik zal doen wat ik kan om te zorgen dat jij kunt leveren. Met de kennis van nu.
Uiteraard mogen er op het laatste moment veranderingen van inzicht worden doorgevoerd. Het is dan wel belangrijk om te beseffen welke impact dat heeft op levertijd, kosten etc. Bedenk dat de focus ligt op werk afmaken, in plaats van steeds nieuw werk opstarten. Dus is de verandering zo belangrijk dat deze nu doorgevoerd moet worden, of kan dit later ook als een separate aanpassing opgepakt worden? Dus: waar ligt jullie commitment point en in hoeverre is je klant daarvan bewust? Want eigenlijk spreek je ook uit als stakeholder dat je je committeert aan het geven van feedback, op het door het systeem opgeleverde werk. bij voorbeeld door het reviewen van campagne content.
Dat inzicht geeft Kanban je middels practice 1: visualiseren van het werk. Iedere handeling heeft impact op de flow van het werk. Dat maken we graag visueel. Blockers, afhankelijkheden, wachten op, herwerk etc. Alles zichtbaar. Voor een ieder die deelneemt aan de dienstverlening. Beperk je dus niet tot het visualiseren van het werk dat jij als persoon of team doet. Hoe ziet de workflow eruit vanaf het commitment point totdat de klant het heeft ontvangen en hoe ziet de workflow eruit voor het commitment point; de flow van werk waar ideeën samenkomen/ verfijnt worden en wel of niet uitgevoerd worden?
