Niet in uren schatten, maar in punten. Waarom?

Het probleem met het schatten van uren

Het zit toch net iets anders. Wij mensen zijn heel slecht in het schatten van uren. Tijd is een absolute eenheid en mensen zijn niet zo goed in het inschatten van absolute eenheden. Ter illustratie, we kunnen heel slecht inschatten hoeveel een auto of een scooter weegt in kilo's. Een ander voorbeeld is dat we twee torens kunnen zien en in één oogopslag kunnen constateren dat de ene toren twee keer zo hoog is als de andere, maar we zijn niet in staat om de exacte hoogte van elke toren in meters te schatten. Met andere woorden, we zijn slecht in het absoluut schatten, maar we zijn wel goed in het relatief schatten.

Bovendien is het vervelende aan uren dat ze ook als eenheid van tijd kunnen worden gebruikt en ons gemakkelijk tot misleidende berekeningen kunnen leiden. Het is heel simpel, 40 uur werk zou er bijvoorbeeld voor zorgen dat een team van 5 personen een dag klaar is, toch? Of niet? Zetten we 8 uur werk per werkdag in, of minder? We zijn vaak te optimistisch en houden geen rekening met verstoringen, afhankelijkheden, onzekerheden enzovoort. Bovendien schatten we vanuit ons eigen perspectief en vergeten we vaak het werk van anderen dat ook nog nodig is.

Kortom, het schatten van uren is een belangrijke bron van fouten, zowel omdat het een absolute maat is als omdat we vaak te optimistisch schatten. Schatten kun je beter doen in de vorm van gereed resultaat. Punten zijn hierbij behulpzaam. Je krijgt daarmee een relatieve maat voor omvang, op basis waarvan je prestaties in het verleden (inspanning én doorlooptijd) kunt gebruiken als voorspelling naar de toekomst.

Bij het meten en schatten in punten hebben we een werkwijze die eenheden van relatieve grootte en doorlooptijd in tijd van elkaar scheidt. De punten zijn van toepassing op de eenheden van grootte en we kunnen de doorlooptijd afleiden door de hoeveelheid punten te delen door het aantal punten per sprint, met een marge naar keuze!

Hoe werkt dat eigenlijk met die punten?

Hoe werkt dat dan, met die punten?  Schatten doet een Scrum team gezamenlijk. De meeste Scrum teams gebruiken daarvoor een schaal waarbij de afstand tussen de getallen toeneemt (0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40, 100, etc). Hierdoor zit de onzekerheid in de getallen verankerd. En hogere getallen zijn afgerond naar grote getallen omdat je de perceptie van nauwkeurigheid wilt vermijden als je het over grote zaken hebt. In andere woorden het verschil tussen 1 en 2, is relevant, terwijl het verschil tussen 100 en 101 er eigenlijk niet toe doet. Voor alles wat je in moet schatten zit wel een getal in deze reeks die het meest waarschijnlijk is.

Om het nog iets duidelijker te maken: een oefening. Stel we willen fruit wegen. We geven een aardbei 1 punt, een appel 5 punten en een watermeloen 40 punten. Op die schaal kunnen we elk soort fruit indelen. Probeer het maar. Een druif: een ½, een mandarijn: een 3. Probeer het zelf ook maar. Geen idee hoeveel het exact weegt en toch kunnen we het heel makkelijk indelen.

Zo werk dat met Scrum teams dus ook. Afspraken maken over wat bijvoorbeeld 1 punt, 5 punten en 20 punten zijn en met behulp daarvan alles inschatten. En je leert heel snel het aantal punten dat een Scrum team per Sprint af kan maken. Daarmee kun je perfecte prognoses maken langs de trendlijnen.

De voordelen van schatten in punten

Een bijkomend voordeel van punten is dat het makkelijker omgaat met fluctuaties in het team. Teams worden namelijk beter in de tijd. Dat komt doordat ze ingespeeld raken én bezig zijn alle belemmeringen weg te werken. Zodoende gaan ze steeds meer punten per Sprint afmaken. Daar kun je prima mee omgaan.

Als je schat in uren, dan is dat lastig, of je zou telkens alles weer opnieuw moeten inschatten. Het communiceert namelijk heel lastig dat je op een dag van 8 uur voor 6 uur werk afrond. Tenminste deze week. Vorige week deden wen namelijk 5,5 uur werk per dag. Dat maakt het wel heel erg ingewikkeld.

Schatten in relatieve punten dus. Probeer het maar, een game als planningspoker kan daar bij helpen!