Het eerste domein, simpel. voor alles dat betrekkelijk eenvoudig is en duidelijk. Hier zijn routine en automatisering op zijn plaats. Geen voorbereiding noodzakelijk, geen plannen, gewoon actie.
In het tweede domein is het iets minder duidelijk, het is ingewikkeld, gecompliceerd. Dit kan betekenen dat wat en hoe beide niet helemaal zeker zijn, maar ook als op één van de assen veel onduidelijk is (en de ander dus relatief duidelijk) vallen werkzaamheden in dit domein. Hier helpt goed nadenken, plannen maken en is opleiding & training een succesvolle strategie.
Het derde domein, is het complexe domein. Hier is wat en hoe heel onduidelijk maar nog niet compleet onduidelijk. Gedetailleerde plannen maken hebben minder toegevoegde waarde want deze wijken vaak af in de praktijk. Hier past een empirische aanpak, proefondervindelijk te werk gaan, of korte iteraties van plan-do-check-act.
Het laatste domein, helemaal rechts bovenin, is het chaos domein. In dit domein is wat en hoe volledig onzeker. De aanpak voor dit domein is ad hoc, vaak zitten start-ups in deze situatie.
Een Agile werkwijze past heel goed bij de empirische aanpak in het complexe domein. Maar complex suggereert ook dat als je maar goed nadenkt, kennis van zaken hebt, dan kan je een plan maken. Dus als je langer nadenkt en de aanpak van het ingewikkelde domein gebruikt, schuif je naar linksonder in de matrix. Dit klinkt logisch maar de realiteit is toch wat anders.
In dit domein zitten twee soorten werkzaamheden. Ten eerste zitten er vraagstukken in dit domein waarvan oorzaak en gevolg in het beste geval achteraf duidelijk zijn. Neem bijvoorbeeld de complexe zorg die aan jongeren met dementie wordt gegeven. Elk individu is anders en je weet van te voren niet wat gaat werken. Er zijn wel ervaringen die bij andere patiënten werken maar niet universeel toepasbaar zijn. Soms is er achteraf een verklaring, soms ook niet. In dit soort gevallen heeft lang nadenken en standaardiseren van een aanpak geen zin, je zal het proefondervindelijk moeten ontdekken. Een ander, misschien bekender voorbeeld is hoe onvoorspelbaar reacties van websitegebruikers kunnen zijn. Geheel tegen de verwachting in leidt een rode bestel knop tot meer verkoop dan een groene. Deze andere ervaringen maken dat methoden zoals AB-testen in sommige werkvelden al heel gebruikelijk zijn, empirisch vaststellen wat de beste keuze is.
Bij de tweede soort van vraagstukken die in het complexe domein vallen kan er, door meer analyse, wel meer bekend worden over het wat en het hoe, dus schuif je op naar links onder in de matrix. Dit kan bijvoorbeeld door meer tijd te stoppen in analyseren, in opleiding en het verkrijgen van ervaring. Oorzaak en gevolg zijn niet perse te achterhalen maar door studie en oefening kan je een richting bepalen. Iets meer richting, iets meer ervaring op de hoe as, of iets meer duiding over het wat er nodig is. En voor sommige complexe werkzaamheden, waar het risico heel hoog is, zoals een hart operatie, is het ook de verstandige aanpak. Trial en error toepassen bij werkzaamheden met zoveel risico, wordt meestal niet gewaardeerd. Dit betekend langer nadenken & oefenen. Niet dat de werkzaamheden daarmee 100% voorspelbaar worden, maar het risico wordt kleiner.
Bij deze soort werkzaamheden, zit het cruciale element in langer nadenken. Want hoe stabiel is de context? In de bovengenoemde podcast noemt Jaap het werkveld van organisatie veranderen dynamisch, de toestand veranderd in de tijd. Ik zie in de praktijk dat dit voor mij de meest belangrijke reden is, dat lang nadenken geen goed idee is. Tegen de tijd dat je weet hoe of wat, is de realiteit al weer veranderd en moet je terug naar de tekentafel.
Veel organisaties gaan nu weer een periode in van plannen maken voor het komende jaar. Sommige organisaties wordt aan deze plannen heel veel tijd besteed om een gedegen en goed onderbouwd plan te maken voor het komende jaar. Goed plan of niet, eenmaal onderweg in het jaar, is herbezinning van het jaarplan eigenlijk altijd noodzakelijk en/of gewenst omdat de situatie veranderd is. Het zijn daarmee geen slechte plannen, maar de veranderde realiteit maakt dat aanpassing nodig is. Het is de toegenomen snelheid van veranderingen, de dynamiek die maakt dat de voorspelbaarheid lastig wordt.
In het complex domein, herstel dynamische, is dus snelheid geboden en willen we negatieve gevolgen laag houden. Als gevolg hiervan worden werkzaamheden opgesplitst. Niet alleen zodat de meest waardevolle zaken eerst gedaan kunnen worden, maar vooral omdat de resultaten van de kleine stapjes en de feedback daarop, richting geven voor de volgende stap. Positief bijeffect daarvan is dat de impact van een stapje de verkeerde kant op veel minder is. En als de omgeving veranderd is, dan is mee bewegen veel eenvoudiger.
Concluderend kunnen we stellen dat langer nadenken de complexiteit van sommige vraagstukken kan verminderen. Of dit de juiste strategie is, hangt af van hoe stabiel jouw omgeving is.
